Catatan Samsul Ramli

Triangle eGovernment

Triangle atau segitiga biasanya dijadikan bentuk dasar dari tower antena pemancar. Hampir sebagian besar Base Tranciever Station (BTS) mengambil bentuk triangle. Kenapa bentuk ini yang menjadi dasar, jawabannya adalah karena susunan triangle sangat kokoh dan mampu meredam kencangnya hembusan angin dari setiap sudutnya. Lalu apa pula hubungannya dengan eGovernment?

Mungkin tidak akan diawal tulisan ini pertanyaan tersebut terjawab. Tapi ijinkanlah saya terlebih dahulu mencoba mengambil definisi eGovernment dari Clay G. Wescott, Pejabat Senior Asian Development Bank (ADB), yaitu “Penyelenggaraan pemerintahan berbasis elektronik (teknologi informasi dan komunikasi) adalah untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas, transparansi dan akuntabilitas kinerja pemerintah dalam hubungannya dengan masyarakat, komunitas bisnis, dan kelompok terkait lainnya menuju good governance”.

Setidaknya ada 3 domain utama dalam manajemen yang kemudian menjadi tanggungjawab pemerintah berkaitan dengan pemanfaatan Teknlogi Informasi dan Telekomunikasi (TIK). Ketiga domain ini adalah Perencanaan (Planning), Pengorganisasian (Organizing) dan Pengawasan (Controlling).

Meskipun ada domain-domain lain dalam lingkup manajemen misalkan mengambil konsepnya Harold Koontz dan Cyril O’Donnel yang memasukkan unsur Actuating, Coordinating dan Commanding. Namun ketiga domain yang saya sebutkan di awal tadi akan sangat banyak menyerap TIK ke dalam prosesnya. Mari kita bahas satu persatu ketiga domain ini.

Mengartikan Mahluk bernama TIK

Oya, sebelum membahas tiga domain manajemen tersebut ada baiknya kita bahas secara sekilas pintas mahluk bernama TIK ini. Istilah ‘teknologi informasi’ mulai dipergunakan secara luas di pertengahan tahun 80-an. Teknologi ini awalnya berkembang dari ngetrendnya komputer. Dalam opini bertajuk “MERETAS IDE TEKNOLOGI INFORMASI MASUK DESA” diharian ini beberapa bulan lalu, saya sempat menterjemahkan arti dari TIK.

Dalam artikel tersebut saya tuliskan bahwa teknologi informasi dilihat dari kata penyusunnya adalah teknologi dan informasi. Jadi teknologi informasi adalah hasil rekayasa manusia terhadap proses penyampaian informasi secara lebih cepat, lebih luas sebarannya, lebih lama penyimpanannya.

Bahasa adalah basic teknologi yang mampu memudahkan informasi sampai kepada orang lain. Agar informasi dapat bertahan lama muncul teknologi gambar. Hasil dari teknologi gambar salah satunya adalah huruf alfabet dan arabic. Kedua komponen terakhir ini kemudian jadi cikal bakal lahirnya teknologi tulisan sebagai penyampai informasi.

Seiring dengan perkembangan jaman, teknik penyampaian informasi memperluas penyebarannya dengan sangat menakjubkan, ditambah lagi dengan laju penetrasi penggunaan komputer. Oleh karena itulah kemudian abad 21 disebut era teknologi informasi. Luasnya cakupan teknologi informasi diikuti oleh semakin majemuknya subyek dan obyek informasi yang kemudian menumbuhkan kebutuhan informasi sebagai bahan berkomunikasi. Disisi ini terjadi konvergensi aktifitas informasi kedalam aktifitas komunikasi ataupun sebaliknya sehingga tersebutlah istilah Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) atau bahasa kerennya ICT (Information and Communication Technology).

TIK dalam Perencanaan Pembangunan

Ok! sekarang kita masuk ke ranah bahasan awal. Planning atau perencanaan adalah sebuah tahapan proses mulai penyusunan program hingga wujud dalam bentuk kegiatan yang merupakan turunan dari usaha mewujudkan visi dan misi sebuah organisasi. Dalam lingkup pemerintahan maka planning adalah gambaran dari bagaimana suatu visi dan misi pemerintah akan dicapai.

Tentu sebuah proses perencanaan tidak akan bisa terlepas dari asupan data dan informasi yang didapat dari kondisi masa lalu, masa sekarang dan visi masa yang akan datang. Bagaimana kemudian TIK mengambil perannya dalam proses perencanaan? Sebuah pertanyaaan besar yang harus dijawab oleh TIK melalui sebuah Sistim Informasi Perencanaan Pembangunan.

Sepengetahuan saya ditingkat nasional telah ada sebuah sistem perencanaan yang digagas oleh Bappenas dan dinamakan Sistim Informasi Perencanaan Nasional (SIMRENAS) dan meungki turun ke aderah menjadi SIMREDA. Sistim ini berupaya mengumpulkan data pokok dari seluruh Kabupaten, Kota dan Provinsi untuk kemudian diharapkan dapat diolah menjadi informasi yang berharga bagi pemerintah pusat dalam menyusun perencanaan pembangunan nasional.

Seberapa efektif sistim ini tentu bukan wilayah saya untuk menilainya. Namun secara essensi sebuah sistem informasi harus mampu menyediakan semua asupan yang diperlukan bagi penyusunan rencana besar pembangunan daerah/wilayah. Maka dari itu validitas atau keabsahan data amatlah sangat penting.

Data tidak akan bunyi atau bermakna kalau belum dapat diolah menjadi satu informasi yang dibutuhkan. Untuk itu proses perencanaan membutuhkan suatu sistem informasi yang handal meliputi unsur validitas, akuntabilitas dan accessibilitas. Mampu melakukan proses pengumpulan, pengolahan dan penyajian data sesuai kebutuhan pemakai secara cepat dan tepat. Maka adalah satu kemustahilan kualitas perencanaan bisa berhasil dengan baik apabila asupan data yang didapat juga kurang “bergizi”.

TIK dalam Pengorganisasian Pelaksanaan Pembangunan

Domain kedua adalah organizing. Domain ini sebenarnya dapat juga mencakup coordinating, directing dan commanding sekaligus. Pengorganisasian ialah fungsi manajemen yang berhubungan dengan pembagian tugas dan bagaiamana suatu tugas dikerjakan dalam kerangka tim.

Pelaksanaan pembangunan bersifat terus-menerus dan tidak akan dapat terputus hanya dalam satu kurun waktu kegiatan, wilayah ataupun periode. Untuk mengorganisasikan komponen pemerintahan yang sedemikian besar memerlukan sumberdaya yang besar apabila dikerjakan secara tradisional atau manual. Disinilah kemudian TIK mengambil perannya.

TIK mampu memberikan fasilitas yang dibutuhkan oleh proses pengorganisasian lembaga pemerintahan. Fasilitas yang diberikan oleh TIK adalah mencakup unsur, seperti yang disampaikan oleh Haite/Bossart, connectivity atau keterhubungan, collaboration atau kolaborasi melalui terciptanya jaringan komunikasi data dan Communities atau komunitas.

Salah satu wujudnya adalah melalui pemanfaatan aplikasi eGroupware untuk melakukan proses pertemuan tanpa terikat waktu dan tempat. Simple-nya sih sepertti pemanfaatan email, chatting ataupun teleconfrence.

Atau juga melalui aplikasi eProcurement yang mampu mengorganisasikan sebuah proses pengadaan barang dan jasa dengan melibatkan komunitas besar ke dalam satu standarisasi sistem yang cepat, akurat, transparan dan accountabel.

TIK dalam Pengawasan Pembangunan

Controlling menurut saya merupakan perpaduan antara fungsi pengawasan dan pengendalian. Yaitu suatu proses untuk mengukur atau membandingkan konsep perencanaan yang telah disusun dengan pelaksanaan dilapangan, diharapkan nantinya tidak terjadi kesalahan atau penyimpangan.

Sudah menjadi asumsi umum bahwa tidak tercapainya kesejahteraan rakyat selama ini adalah rendahnya karena permaslahan kualitas pelaksanaan pembangunan, dimana salah satu faktor penentunya adalah rendahnya kualitas manajemen controlling.

Apabila dikaitkan dengan pelaksanaan pembangunan daerah maka dalam domain controlling akan juga terkait dengan akurasi data dan informasi, terutama mengenai keabsahan suatu dokumen pelaksanaan kegiatan pembangunan.

Disisi pengawas, ketersediaan data dan informasi yang akurat akan memudahkan unsur pengawasan dan pengendalian mendeteksi sebuah potensi kegagalan maupun penyimpangan pelaksanaan pekerjaan. Disisi lain bagi pelaksana, ketersediaan data dan informasi kegiatan yang terdokumentasi dengan baik akan dapat menghindarkannya dari dugaan penyimpangan dan penyebab kegagalan satu kegiatan.

Kembali saya mencontohkan aplikasi eProcurement yang saat ini dijalankan Pemkab Banjar, ini karena kebetulan saya bergelut didalamnya. Melalui aplikasi ini seluruh aktifitas pengadaan mulai dari pemasukan pekerjaan oleh penanggungjawab anggaran, pengadministrasian paket pekerjaan oleh panitia, aktifitas penyedia dalam proses pelelangan dan penunjukan pemenang oleh PPKm terpantau dalam sebuah log sistem yang mampu mencatat seluruh aktifitas dalam hitungan detik. Log sistem inilah yang akan mampu memberikan data dan informasi tentang adanya indikasi penyimpangan ataupun kegagalan sebuah proses pelelangan.

Nah, untuk melunasi hutang menjawab pertanyaan dialenia awal tentang hubungan antara triangleeGovernment. Saya hanya mengumpamakan ketiga domain sebagai satu kesatuan triangle yang tak terputus dalam prosesnya. Apabila eGovernment diumpamakan satu konstruksi BTS, maka ketiga domain berbasiskan TIK inilah yang menjadi triangle penyusunnya.

Layaknya tower BTS yang mengerucut keatas dan mampu berdiri kokoh ditengah terpaan angin, maka eGovernment diharapkan mampu menjadi sarana terwujudnya sebuah pemerintahan yang baik (Good Governance) dan akhirnya akan berimbas langsung pada peningkatan kesejahteraan rakyat. Amin.